Оновлено: 01.04.2011
PRA - Project Resource Accounting
Загальні відомості:
Система Project Resource Accounting це універсальний засіб для автоматизації збору, зберігання, обробки та представлення інформації, пов'язаної з урахуванням матеріальних і людських ресурсів у рамках різноманітних проектів, завдань, розробок і т.п. Система призначена для обліку інформації, пов'язаної з проектами, завданнями, зберіганням і обробкою відпрацьованого часу співробітників і т.п. і для представлення її у зручному форматі в будь-який момент часу і з будь-якого місця.
Вся інформація в системі зберігається і обробляється у вигляді набору сутностей (об'єктів), між якими існують ієрархічні зв'язки. У свою чергу, кожна сутність описується певним набором атрибутів. Набір сутностей, доступних в системі не є жорстко фіксованим і може бути скомпонований по-новому для будь-якого проекту у відповідності до вимог, що висуваються до конкретного проекту. Інформація в системі представляється декількома способами. Перший спосіб полягає в поданні інформації у вигляді дерева, яке наочно підкреслює ієрархічну природу інформації та структурує її по рівнях ієрархії. На те, як відображається інформація в дереві, також впливає «погляд» на систему. Для цього застосовується концепція «точок зору». Візуально вона виражена в серії закладок, що знаходяться над деревом. Наприклад, закладка «Main» представляє повну інформацію про поточні проекти, завдання, людських і матеріальних ресурсах і т.п. Закладка «Pers. TE »представляє систему з точки зору введення відпрацьованого часу для конкретного користувача. Другий спосіб полягає у відображенні інформації у вигляді набору форм, які однозначно описують кожну конкретну сутність системи. Другий спосіб є основним для детального перегляду інформації по вибраній сутності і модифікації пов'язаних з нею даних.
Інтерфейс користувача
Інтерфейс користувача системи представлений у вигляді дерева, яке відображатиметься у лівій частині вікна, закладок, що знаходяться над деревом, і набору форм, що відображаються в правій частині вікна. Кожна сутність у дереві представляється у вигляді окремої «гілки» та іконки, що знаходиться поруч з нею. Під вибором сутності в дереві мається на увазі клацання лівою кнопкою миші на назві сутності. Після вибору в дереві певної сутності в правій частині вікна з'являється набір форм, які повністю описують обрану сутність. Всі форми, які присутні в системі, умовно можна розділити на дві категорії:
- форми, які описують окремі сутності;
- форми, які представляють групи сутностей одного типу.
Розглянемо на прикладі двох форм основні елементи інтерфейсу користувача, властиві цим двом категоріям форм:
1. Кнопка у вигляді трикутника, призначена для згортання і розгортання форми.
2. Верхня частина форми, у якій відображається інформація про кількість записів у формі.
3. Стовпець таблиці, який містить елементи типу «прапорець», призначені для «закреслення» записів.
4. Стовпець статусу запису - відображаються різні іконки, в залежності від поточного стану запису:
-
запис було модифіковано, і поки не збережено;
-
запис заблоковано і призначений тільки для перегляду;
-
запис успішно збережено;
-
Виникла помилка при збереженні змін, внесених до цього запису; для того, щоб отримати детальнішу інформацію про помилку, потрібно затримати вказівник миші над зображенням цієї іконки - після цього з'явиться вікно підказки з більш детальною інформацією;
-
відсутність іконки говорить про те, що запис збережено, вона не модифікована і не заблокована для змін. Стан записів для зручності також відображається кольором:
- синім - запис модифіковано;
- зеленим - запис збережено;
- червоним - при спробі збереження запису сталася помилка;
- сірим - запис заблоковано.
Для форми, що описує окремі суті, використовується тільки колірне виділення як спосіб відображення поточного стану даних у формі.
5. Стовпець для виведення повної інформації про запис. Так як у формі іноді може бути присутня горизонтальна смуга прокрутки, то для того, щоб швидко переглянути всю інформацію про запис, необхідно підвести вказівник миші до комірки зі знаком питання необхідного запису, після чого з'явиться спливаюча підказка з повною інформацією.
6. Рядок стану форми - відображає інформацію про кількість успішно збережених записів (Succeeded), записів, при збереженні яких сталася помилка (Failed), модифікованих записів (Edited) і закреслених записів (Deleted);
7. Кнопка «Save» - призначена для збереження внесених до запису форми змін. Тільки після натискання на цю кнопку зміни, зроблені у формі, будуть реально збережені. Під збереженням змін маються на увазі різні дії, в залежності від поточного стану запису. Так, для модифікованих записів - будуть збережені внесені до них зміни, для нововведених записів - будуть створені, для закреслених записів - будуть видалені.
8. Кнопка «Print» - призначена для роздрукування поточного вмісту форми на принтері.
9. Назва форми.
Також слід врахувати, що у кожної конкретної форми можуть бути свої додаткові елементи інтерфейсу, які не були тут описані. Опис таких елементів буде приведено при описі методики для створення сутностей за допомогою кожної конкретної форми.
Початок роботи
Для того, щоб почати роботу з системою Project Resource Accounting, необхідно запустити браузер Internet Explorer і в рядку адреси набрати адресу початкової сторінки.
На даній сторінці Ви повинні вказати в полях "User Name" та "Password" свій login і пароль відповідно та вибрати потрібного системного клієнта зі списку "Select System Client". Після цього, натиснувши на кнопку "Login", Ви потрапляєте на основну сторінку, з якої починається робота з системою.
Загальний вигляд системи представлений на малюнку.
Загальна методика роботи з системою полягає у послідовному згортанні (розгортанні) певних вузлів дерева з наступним їхнім вибором для перегляду і модифікації пов'язаної з ними інформації. Для розвороту певного вузла дерева використовується клацання лівою кнопкою миші на зображення трикутника, що знаходиться зліва від назви вузла. Для перегляду теми, що цікавлять Вас використовується клацання лівою кнопкою мишки на власне текстовій назві вузла. Інформація по вибраній в дереві суті відображається у вигляді набору форм в правій частині вікна системи. Для модифікації інформації з обраної суті використовуються звичайні засоби редагування (клавіатура, миша), після чого модифіковану Вами інформацію можна зберегти, натиснувши на кнопку "Save". Вміст дерева визначається наявними у Вас правами доступу. Наприклад, для розробника в дереві буде міститися лише інфомація, яка має до нього відношення. Для менеджера системи цей список буде істотно відрізнятися. Так, менеджер зможе переглянути та внести зміни, що стосуються інформації про проекти, ресурси, призначення, доступні типи активності для конкретних акторів і т.п. Структура вмісту, яка відображатиметься в дереві, не є жорстко фіксованою і може бути налаштована у відповідності з Вашими потребами. Для цього використовуються спеціально розроблені засоби адміністрування. Приклад використання системи: введення відпрацьованого часу користувачем. Для того, щоб ввести відпрацьований Вами час (Time Entry), необхідно виконати наступні кроки:
1) увійдіть в систему, використовуючи Ваш login, пароль і виберіть зі списку «Select System Client» необхідного системного клієнта;
2) натисніть лівою кнопкою миші в дереві на зображенні вузла, ліворуч від Вашого прізвища для того, щоб отримати список доступних для Вас призначень;
3) клацніть мишею на назві призначення, за якою Ви збираєтеся вводити відпрацьований час;
4) введіть у формі "Time Entries" необхідна кількість записів відпрацьованого часу;
5) для збереження введених даних натисніть кнопку "Save".
У формі "Time Entries" присутні також додаткові кошти для управління переглядом і редагуванням вмісту форми. За замовчуванням у формі виводяться записи по відпрацьованого часу за поточний день. У списку вибору «Time View» можна вибрати також «Week», «Month», «Quarter», «Half Year», «Year», «Period ...». Також існує можливість застосування фільтру для перегляду записів за формою схвалення (схвалені, не схвалені, заблоковані, не відвідували). Можливе застосування двох фільтрів одночасно. Для застосування фільтрів необхідно натиснути на кнопку "Select". Кнопки "Approve All" & "Reject All" призначені для виконання групових операцій над записами. Так, натискання на кнопку "Approve All" призводить до того, що у всіх записів в формі значення поля "Approved" стає рівним "Approved". Відповідно, натискання на кнопку "Reject All" призводить до відхилення всіх записів. Не забувайте, що для підтвердження всіх внесених Вами змін необхідно натиснути на кнопку "Save". Важливо врахувати те, що місце для введення відпрацьованого часу не є жорстко фіксованим. Можливість введення відпрацьованого часу існує для вузлів з описом завдання, обсягу робіт, проекту та призначення. Але на даний момент введення відпрацьованого часу для розробника можливий тільки при виборі призначення. У загальному випадку, можна налаштувати систему таким чином, щоб у розробника з'явилася можливість вводити відпрацьований час при виборі інших, перерахованих вище типів вузлів. Щоб переглянути цю можливість в поточній версії системи, необхідно увійти в систему c правами Supervisor'a або Manager'a і вибрати який-небудь з перерахованих вище типів вузлів.
Методика створення основних сутностей в системі
Якщо Ви є менеджером системи, то у Вас відповідно з'являється доступ до більшого обсягу інформації в системі. Далі буде описана основна методика роботи зі створення основних типів сутностей системи. Для створення нового замовлення (Work Order) необхідно виконати наступні дії:
1) увійдіть в систему, використовуючи Ваш login, пароль та виберіть зі списку «Select System Client» необхідного системного клієнта;
2) натисніть лівою кнопкою миші в дереві на назві гілки, яка містить описи замовлень (наприклад, Orders);
3) у формі,що з'явилася, "Work Orders" введіть опис нового замовлення;
4) для збереження введених даних натисніть кнопку «Save».
Для створення нових робіт (Work Effort) необхідно виконати наступні дії:
1) увійдіть в систему, використовуючи Ваш login, пароль та виберіть зі списку «Select System Client» необхідного системного клієнта;
2) натисніть лівою кнопкою миші в дереві на зображенні вузла ліворуч від назви гілки, яка містить описи замовлень (наприклад, Orders);
3) зі списку доступних замовлень виберіть необхідний, клацнувши мишею на його імені у формі,що з'явилася? «Work Efforts» введіть опис нового обсягу робіт;
4) для збереження введених даних натисніть кнопку «Save».
Для створення нового завдання / підзадачі (Task / Sub Task) необхідно виконати наступні дії:
1) увійдіть в систему, використовуючи Ваш login, пароль і виберіть зі списку «Select System Client» необхідною системою клієнта;
2) натисніть лівою кнопкою миші в дереві на назві вузла з описом обсягу робіт у формі, що з'явилася, «Tasks» ( «Sub Tasks») введіть опис нового завдання;
3) для збереження введених даних натисніть кнопку «Save».
Для створення нового призначення (Assignment) існує два способи, відмінності між якими полягають в тому, з якого місця в дереві створюється нове призначення. Сутність цих методів полягає в тому, що призначення можна виконати для ресурсу (на завдання) і для задачі (на ресурс).Таким чином, у першому випадку необхідно вибрати в дереві вузол, що містить опис ресурсу (наприклад, для актора - Resources->Actors->Kamenskaya), а в другому випадку необхідно вибрати в дереві вузол, що містить опис завдання (наприклад - Orders->GMS Project Resource Accounting->XML Storage Developing->Concept building).Отже, для створення нового призначення (Assignment) необхідно виконати наступні дії:
1) увійдіть в систему, використовуючи Ваш login, пароль і виберіть зі списку «Select System Client» необхідного системного клієнта;
2) натисніть лівою кнопкою миші в дереві на назві вузла з описом ресурсу (задачі);
3) у формі, що з'явилася «Assignments» введіть опис нового призначення;
4) для збереження введених даних натисніть кнопку «Save».
Примітка: якщо при введенні кількість введених записів перевищує кількості вільних рядків для введення, необхідно періодично натискати кнопку «Save». Після збереження введених даних у формі з'являються нові вільні рядки.